Hvordan er det lige med fradrag i skat og moms?
Udgifter til repræsentation, reklame og personalepleje er almindeligt forekommende i de fleste virksomheder og afholdes med et naturligt erhvervsmæssigt sigte.
Sondringen mellem, om der er tale om det ene eller det andet, kan være vanskelig.
Et typisk eksempel på den usikkerhed, der kan opstå ved bedømmelsen heraf, kan være arrangementer med deltagelse af både personale og forretningsforbindelser, hvor det ved første øjekast kan være svært at vurdere, om det er personaleudgifter eller repræsentations- og reklameudgifter.
Herudover kan anledningen til afholdelse af arrangementet skabe tvivl om, hvorvidt udgiften er afholdt i virksomhedens interesse, eller om den er af privat karakter. Virksomhedsejerens personlige mærkedage er typiske eksempler herpå.
Når alt kommer til alt, er det afgørende for den skattemæssige og momsmæssige behandling, om der er tale om udgifter til repræsentation, reklame eller personalepleje eller for den sags skyld, om der er tale om udgifter af privat karakter.
Personaleudgifter
Personaleudgifter er karakteriseret ved, at de er afholdt direkte til fordel for de ansatte – det vil sige med et internt formål i forhold til virksomheden, hvor udgifter til reklame og repræsentation henvender sig til virksomhedens eksterne interessenter.
Som eksempler på personaleudgifter kan nævnes gaver i forbindelse med jubilæer, julegaver, julefrokoster, arbejdstøj, kaffe- og frugtordninger samt støtte til personaleforeninger. Listen er lang. Virksomheden har fuldt skattemæssigt fradrag for sådanne personaleudgifter.
Den momsmæssige behandling af udgiften er ikke helt så enkel, idet der her skelnes mellem forskellige udgiftstyper. Der er således ikke momsfradrag for gaver, mens momsen til gengæld kan fratrækkes med ¼ ved bespisning af medarbejdere, hvis maden indtages ude i byen, og hvis der er tale om en strengt erhvervsmæssig udgift.
Hvis maden derimod indtages i virksomhedens egne lokaler, kan momsen ikke fradrages, medmindre bespisningen sker i forbindelse med visse interne møder og kurser – enkelt er det i hvert tilfælde ikke.
Reklameudgifter
Reklameudgifter defineres almindeligvis som udgifter, ”der er afholdt over for en ubestemt kreds af nuværende og potentielle kunder med henblik på opnåelse af et salg eller fremme af virksomhedens interesser ved at gøre den kendt eller fordelagtigt bemærket.”
Annoncer, reklameartikler og deltagelse i messer er typiske eksempler på reklameudgifter. Sådanne udgifter vil som udgangspunkt være fuldt fradragsberettigede både moms- og skattemæssigt.
Hvis udgifterne imidlertid knytter sig til virksomhedsejerens personlige interesser – fx udgifter til markering af personlige mærkedage, støtte til lokale sportsklubber, hvor virksomhedsejerens børn er aktive, bidrag til religiøse organisationer – vil det i langt de fleste tilfælde være vanskeligt at opnå fradrag.
Virksomheden bør også være opmærksom på, at udgifter til receptioner, hvor der inviteres en lukket kreds af personer i form af forretningsforbindelser ikke accepteres som reklameudgift. Det skyldes, at kravet om, at udgiften skal være afholdt over for en ubestemt kreds af kunder eller potentielle kunder, ikke er opfyldt.
Repræsentationsudgifter
Repræsentationsudgifter har karakter af ”opmærksomhed og/eller kommerciel gæstfrihed over for forretningsforbindelser og deres familie.”
Typiske repræsentationsudgifter kan være udgifter til mad og drikke, gaver og anden opmærksomhed over for forretningsforbindelser, afholdelse af jubilæer, forretningsindvielser og fødselsdage.
Der er skattemæssigt fradrag for 25 % af repræsentationsudgiften, hvorimod der som hovedregel ikke er momsfradrag for repræsentationsudgifter. Hvis der sker bespisning af forretningsforbindelser ved restaurationsbesøg, kan ¼ af momsen dog fradrages. Skattemæssigt fradrag for repræsentationsudgifter forudsætter herudover, at bilaget:
- er dateret
- angiver udstederen og modtageren
- er påført, hvilke ydelser det vedrører
- er forsynet med kvitteringspåtegning (hvis sædvanligt)
- er påført anledning
- indeholder navne på deltagerne.
I modsat fald kan SKAT nægte fradrag for udgiften, men – hvis dokumentationskravene er opfyldt – ikke anfægte udgiften, uanset størrelse.
Hyppigt forekommende situationer
I praksis er der en række situationer, som giver anledning til usikkerhed i forbindelse med vurderingen af skatte- og momsfradrag for udgifter til personalepleje, reklame og repræsentation. Det drejer sig blandt andet om følgende områder, hvor vi her kun beskriver de skattemæssige forhold.
Sammenkomster med blandet deltagelse
Hvis virksomhedens personale deltager i et arrangement rettet mod forretningsforbindelser, vil udgifterne til bespisning af personale skulle behandles på samme måde som udgifterne vedrørende forretningsforbindelserne.
Er der således over for kunderne tale om repræsentation med skattemæssigt fradrag på 25 % af udgiften, vil dette også gælde den andel af udgifterne, som vedrører personalet.
Hvis der derimod er tale om en blandet intern sammenkomst – eksempelvis en julefrokost i virksomheden – vil udgifterne til personalet skattemæssigt kunne fradrages fuldt ud, mens udgifterne til deltagende forretningsforbindelser i denne situation kun kan fradrages med 25 %.
Private mærkedage
Den altovervejende hovedregel er, at udgifter til receptioner og lignende i forbindelse med virksomhedsindehaverens private mærkedage er en privat udgift.
Konsekvensen heraf er, at udgiften ikke kan fradrages, når der er tale om en virksomhed, som drives i personligt regi. Afholder et selskab fx udgiften i anledning af aktionærens runde fødselsdag, er der betydelig risiko for, at SKAT vil anse udgiften for yderligere løn eller udbytte til aktionæren.
Forretningsjubilæer kombineret med private mærkedage
Det er ikke usædvanligt, at der afholdes blandede sammenkomster, der både markerer virksomhedens jubilæum og en privat mærkedag for indehaveren. Her er det afgørende at vurdere, hvorvidt det er den private mærkedag eller virksomhedens jubilæum, der er den primære anledning til sammenkomsten.
Herudover skal der være tale om almindeligt anerkendte anledninger til afholdelse af sammenkomster, og en virksomheds 8 års fødselsdag eller 12 års jubilæum accepteres derfor næppe som sammenkomst for virksomheden samtidig med afholdelsen af indehaverens 60 års fødselsdag.
Det kan dog i nogle tilfælde tillægges betydning, at indehaveren ud over den blandede sammenkomst afholder en privat sammenkomst for familie, venner og bekendte.
Familie, venner og bekendtes deltagelse
Hvis virksomheden afholder en intern sammenkomst – eksempelvis en personalefest – har det ingen skattemæssig betydning, at ægtefæller og samlevere til medarbejderne deltager i arrangementet. Der vil således fortsat være fuldt fradrag for udgiften som personaleudgift.
Er der tale om et virksomhedsarrangement for forretningsforbindelser, vil det ligeledes accepteres, at medarbejderes ægtefæller og samlevere deltager, hvis dette også gælder for forretningsforbindelserne. I dette tilfælde vil der dog kun være et skattemæssigt fradrag på 25 % af udgiften, jf. ovenstående om sammenkomster med blandet deltagelse.
Bespisning eller lettere traktement
Bespisning kendetegnes ved, at man sidder ved et bord med kniv og gaffel, mens der ved lettere traktement er tale om, at man stående nyder pindemadder eller lignende.
Ved bespisning af forretningsforbindelser vil et arrangement som hovedregel blive anset som repræsentation med 25 % skattefradrag, mens arrangementet ved et lettere traktement vil anses for at være en reklameudgift med fuldt skattefradrag til følge, hvis
- udgiften afholdes over for en bredere, ukendt kreds af personer, fx i forbindelse med et åbent hus-arrangement og
- virksomheden har annonceret arrangementet i den lokale presse eller lignende.
